Ondernemers praten vaak over omzet, groei en nieuwe kansen. Toch blijkt uit onderzoek dat tijd voor veel ondernemers minstens zo'n grote uitdaging is als geld. Zo blijkt uit onderzoek van de KVK dat ondernemers de regeldruk steeds vaker als een belemmering ervaren voor hun bedrijfsvoering. Bovendien laat onderzoek van Van Spaendonck zien dat 41 procent van de mkb-ondernemers vindt dat zij te veel tijd kwijt is aan administratieve taken. De grootste tijdverliezen zitten daarbij vaak niet in grote strategische beslissingen, maar juist in dagelijkse werkzaamheden die ongemerkt veel uren kosten.
1. Alles op het laatste moment regelen
Een beurs staat voor de deur, een netwerkbijeenkomst komt eraan of een nieuwe actie moet worden gepromoot. Pas dan blijkt dat de flyers op zijn, de banners verouderd zijn of de visitekaartjes nog aangepast moeten worden. Veel ondernemers herkennen dit scenario. Onderzoek van de University of California naar onderbrekingen op de werkvloer laat zien dat onverwachte taken en spoedklussen leiden tot meer stress, lagere productiviteit en een grotere kans op fouten. Ook blijkt uit onderzoek van professor Sophie Leroy dat voortdurend schakelen tussen taken ervoor zorgt dat een deel van de aandacht achterblijft bij de vorige taak, waardoor werkzaamheden langer duren dan nodig is. Door promotiematerialen tijdig te plannen en met vaste leveranciers te werken, kunnen ondernemers veel van deze inefficiëntie voorkomen.
2. De administratie die nooit af is
Vrijwel iedere ondernemer weet dat een goede administratie essentieel is. Toch behoort het zelden tot de favoriete werkzaamheden. Bonnetjes verwerken, offertes opstellen, facturen versturen en documenten archiveren lijken afzonderlijk kleine taken, maar samen vormen ze vaak een flinke tijdsinvestering. Dat blijkt ook uit onderzoek van Van Spaendonck, waaruit naar voren komt dat 41 procent van de mkb-ondernemers vindt dat zij te veel tijd kwijt zijn aan administratieve werkzaamheden. Daarnaast laat onderzoek van de KVK zien dat veel ondernemers de toenemende regeldruk als een belangrijke belemmering ervaren. De uitdaging zit daarbij vaak niet in de moeilijkheid van de administratie zelf, maar in de versnippering van informatie. Wanneer gegevens verspreid staan over mailboxen, verschillende systemen en losse documenten, gaat er veel tijd verloren aan zoeken, controleren en corrigeren.
3. Dingen opnieuw doen
Een offerte opnieuw opmaken omdat de juiste versie niet meer terug te vinden is. Een ontwerp opnieuw laten maken omdat bestanden ontbreken. Of een leverancier opnieuw briefen omdat eerdere afspraken nergens zijn vastgelegd. Volgens onderzoekers op het gebied van productiviteit en procesoptimalisatie behoort dit soort herwerk tot de grootste verborgen tijdverliezen binnen organisaties. Zo laat het onderzoek van Sophie Leroy zien dat het voortdurend wisselen tussen taken en projecten een negatieve invloed heeft op concentratie en efficiëntie. Een duidelijke structuur voor bestanden, communicatie en werkprocessen lijkt misschien een klein detail, maar kan op jaarbasis veel tijd besparen.
4. Fouten herstellen
Iedere ondernemer maakt fouten. Dat hoort bij ondernemen. Toch gaat er vaak verrassend veel tijd verloren aan het herstellen van fouten die relatief eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden. Onderzoek naar werkonderbrekingen laat zien dat een hoge cognitieve belasting de kans op fouten vergroot. Bovendien blijkt uit een studie naar taakwisselingen en menselijke fouten dat onderbrekingen een negatieve invloed hebben op de nauwkeurigheid van werkzaamheden. Het herstellen van fouten kost daardoor vaak aanzienlijk meer tijd dan een extra controle vooraf. Juist daarom investeren steeds meer ondernemers in vaste processen en betrouwbare partners die actief meedenken voordat iets geproduceerd of geleverd wordt.
5. Alles zelf willen doen
Misschien is dit wel de grootste tijdvreter van allemaal. Veel ondernemers zijn gewend om overal zelf verantwoordelijk voor te zijn. Zeker in de eerste jaren van een onderneming voelt dat logisch. Maar naarmate een bedrijf groeit, kan die gewoonte juist een rem worden op verdere ontwikkeling. Ook de KVK signaleert dat ondernemers steeds meer tijd kwijt zijn aan randzaken en regelgeving. Daardoor blijft er minder tijd over voor activiteiten die direct bijdragen aan groei. Het delegeren of automatiseren van terugkerende werkzaamheden kan daarom een belangrijke stap zijn richting een efficiëntere bedrijfsvoering. Succesvolle ondernemers noemen achteraf vaak hetzelfde inzicht: besteed terugkerende taken eerder uit dan je denkt.
Tijd is de nieuwe schaarste
Waar ondernemers vroeger vooral zochten naar manieren om kosten te besparen, verschuift de aandacht steeds vaker naar tijdbesparing. Dat is begrijpelijk, want verloren tijd laat zich immers niet terugverdienen. De grootste winst zit daarom vaak niet in de grote veranderingen, maar in het slimmer organiseren van dagelijkse processen. Dat alles zorg uiteindelijk voor meer rust en meer ruimte om daadwerkelijk je tijd te besteden aan waar het om gaat: ondernemen.
